การดูแลรักษาสเปรดชีตเป็นส่วนสำคัญของงานของคุณ หากคุณกำลังทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณอาจต้องการป้องกัน Excel ด้วยรหัสผ่านเพื่อไม่ให้ใครเปิดไฟล์ได้โดยไม่ได้รับอนุญาต โพสต์นี้จะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการนี้ นอกจากนี้ ฉันยังจะแบ่งปันเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยและไม่ถูกเปิดเผย
วิธีการเพิ่มรหัสผ่านลงในไฟล์ Excel ของคุณ
การป้องกันด้วยรหัสผ่านใน Excel นั้นทำได้ง่าย และเป็นเครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่ยอดเยี่ยม เนื่องจากการป้องกันด้วยรหัสผ่านไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น อาจมีบางคนที่ไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามีการป้องกันด้วยรหัสผ่านอยู่ ในส่วนนี้ เราจะแสดงขั้นตอนการเข้ารหัสสมุดงาน Excel โดยใช้รหัสผ่าน หากคุณมีหมายเลขการขาย งบประมาณ หรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ ที่อาจได้รับประโยชน์จากการซ่อนไม่ให้ผู้อื่นมองเห็น คุณสามารถทำได้ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง
เพื่อป้องกันไฟล์ Excel ของคุณโดยใช้รหัสผ่าน:
- เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- คลิกที่แท็บ “ไฟล์” ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอของคุณ
- คลิกที่ตัวเลือก “ข้อมูล”
- คลิกปุ่ม "ป้องกันสมุดงาน"
- เมื่อเมนู “ปกป้องสมุดงาน” เปิดขึ้น ให้คลิกที่ “เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน” ในรายการตัวเลือกที่ปรากฏขึ้นตรงกลางหน้าจอของคุณ
- ระบบจะขอให้คุณป้อนรหัสผ่านสองครั้งเพื่อยืนยันว่าถูกต้อง จากนั้นคลิก "ตกลง" รหัสผ่านต้องพิมพ์ตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ ดังนั้นโปรดใช้ตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กให้ถูกต้องเมื่อพิมพ์รหัสผ่าน
- ไฮไลต์สีเหลืองและคำว่า “ต้องมีรหัสผ่านเพื่อเปิดเวิร์กบุ๊กนี้” บ่งชี้ว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่านได้รับการเปิดใช้งานแล้ว
- สุดท้าย ให้ส่งสเปรดชีตของคุณกลับคืนและคลิกไอคอน "บันทึก" เมื่อมีคนพยายามเปิดไฟล์ Excel ที่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านของคุณ พวกเขาจะได้รับหน้าต่างป๊อปอัปเพื่อขอรหัสผ่าน
หากต้องการลบรหัสผ่าน ให้กลับไปที่เมนูนี้แล้วล้างรหัสผ่านในช่อง “เข้ารหัสเอกสาร” จากนั้นเลือก “ตกลง” เพื่อยืนยัน
วิธีตั้งรหัสผ่านที่ดีสำหรับ Excel
การป้องกันด้วยรหัสผ่านอาจตั้งค่าได้ง่าย แต่ก็อาจนำไปสู่ปัญหาได้เช่นกันหากไม่ได้ทำอย่างถูกต้อง หากคุณไม่สร้างรหัสผ่านที่ยากพอสำหรับการถอดรหัส ใครๆ ก็สามารถเปิดสมุดงาน Excel ของคุณได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก ดูภาพต่อไปนี้เพื่อดูว่าฉันหมายถึงอะไร:
เพื่อให้แน่ใจว่ารหัสผ่านของคุณปลอดภัยเพียงพอ คุณควรพิจารณาใช้ตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ผสมกัน คุณอาจต้องการให้รหัสผ่านของคุณยาวพอ การปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยสร้างรหัสผ่านที่ยากต่อการเข้าถึงของผู้อื่น แตก -
- ควรใช้รหัสผ่านที่มีความยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษร หากรหัสผ่านสั้นเกินไป (เช่น มีความยาวเพียง 4 ตัวอักษร) โปรแกรมแคร็ก เช่น พาสเปอร์สำหรับ Excel สามารถใช้กำลังดุร้ายได้ภายในเวลาอันสั้น
- อย่าใช้คำที่หาได้ในพจนานุกรม ให้ใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ (AZ) และพิมพ์เล็ก (az) ตัวเลข (0-9) และอักขระพิเศษ เช่น ! “# $ % & ( ) * + , – / : ; < – . ร่วมกันแบบสุ่มอย่างสมบูรณ์
- หลีกเลี่ยงการใช้สิ่งของที่ผู้ที่รู้จักคุณสามารถค้นพบได้ง่ายๆ เช่น ชื่อบริษัทของคุณ ชื่อสุนัขของคุณ หรือวันเกิด
- อย่าลืมใช้รหัสผ่านที่แตกต่างกันสำหรับไฟล์ Excel ที่แตกต่างกัน ดังนั้นหากไฟล์ใดไฟล์หนึ่งถูกบุกรุก ข้อมูลที่เหลือของคุณจะยังคงปลอดภัย นอกจากนี้ ควรใช้รหัสผ่านที่แตกต่างจากรหัสผ่านที่คุณใช้ในที่อื่นๆ
เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยให้คุณรักษารหัสผ่าน Excel ของคุณให้ปลอดภัย
การปกป้อง Excel ด้วยรหัสผ่านถือเป็นเรื่องที่ดี แต่มีเคล็ดลับเพิ่มเติมบางประการที่จะช่วยให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยและไม่ถูกมองเห็น
- อย่าเขียนรหัสผ่านลงบนกระดาษและเก็บไว้ในที่ที่มองเห็นชัดเจน
- ไม่ควรเก็บรหัสผ่านไว้ในคอมพิวเตอร์ที่ไม่มีการป้องกันหรือในเอกสารที่ไม่ได้รับการป้องกัน
- หากคุณต้องการส่งรหัสผ่านให้ผู้อื่น ให้ใช้แพลตฟอร์มที่แตกต่างกันในการส่งข้อมูล ส่งไฟล์ Excel และรหัสผ่านแยกกันเพื่อไม่ให้ถูกอ่านได้ง่ายเมื่อถูกดักฟังระหว่างสองช่องทาง เช่น อีเมลหรือข้อความ
- ใช้โปรแกรมจัดการรหัสผ่านเพื่อติดตามรหัสผ่านทั้งหมดของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าสเปรดชีตของคุณมีความสำคัญเพียงใด คุณอาจต้องการพิจารณาใช้เครื่องมือระดับมืออาชีพ (เช่น KeePass) เพื่อสร้างและจัดการรหัสผ่าน
การปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณรักษาข้อมูล Excel ของคุณให้ปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต การป้องกันสมุดงานด้วยรหัสผ่านถือเป็นขั้นตอนแรกที่ดี แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ เพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้เป็นส่วนตัวด้วย เมื่อใช้มาตรการป้องกันที่ถูกต้อง คุณจะมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย
