Хүснэгт хөтлөх нь таны ажлын чухал хэсэг юм. Хэрэв та нууц өгөгдөл дээр ажиллаж байгаа бол Excel програмыг нууц үгээр хамгаалж, таны зөвшөөрөлгүйгээр хэн ч нээж чадахгүй. Энэ нийтлэл нь танд үүнийг хэрхэн хийх талаар алхам алхмаар зааварчилгаа өгөх болно. Мөн би таны мэдээллийг найдвартай, бусдын нүднээс хол байлгахад туслах хэдэн зөвлөгөөг хуваалцах болно.
Excel файлдаа нууц үгээ хэрхэн нэмэх вэ
Excel-ийг нууц үгээр хамгаалах нь хялбар бөгөөд аюулгүй байдлын гайхалтай хэрэгсэл юм. Нууц үгийн хамгаалалтыг анхдагчаар идэвхжүүлээгүй тул нууц үгийн хамгаалалт байдгийг мэдэхгүй хүмүүс ч байж магадгүй. Энэ хэсэгт бид Excel ажлын номыг нууц үг ашиглан шифрлэх алхмуудыг харуулах болно. Хэрэв танд борлуулалтын дугаар, төсөв болон бусад нууц мэдээлэл байгаа бол энэ нь хулганыг хэдхэн товшилтоор хийх боломжтой.
Excel файлаа нууц үгээр хамгаалахын тулд:
- Нууц үгээр хамгаалахыг хүсч буй Excel ажлын номыг нээнэ үү.
- Дэлгэцийн зүүн дээд буланд байрлах "Файл" таб дээр дарна уу.
- "Мэдээлэл" гэсэн сонголтыг дарна уу.
- "Ажлын номыг хамгаалах" товчийг дарна уу.
- "Ажлын номыг хамгаалах" цэс нээгдэх үед дэлгэцийн дунд гарч ирэх сонголтуудын жагсаалтаас "Нууц үгээр шифрлэх" дээр дарна уу.
- Нууц үг зөв эсэхийг баталгаажуулахын тулд нууц үгээ хоёр удаа оруулахыг танаас хүсэх болно. Тэгээд "OK" дээр дарна уу. Нууц үг нь том жижиг үсгээр бичих тул нууц үгээ бичихдээ том жижиг үсгийг зөв ашиглах хэрэгтэй.
- Шар өнгөөр тодруулсан ба "Энэ номыг нээхэд нууц үг шаардлагатай" гэсэн үг нь нууц үгийн хамгаалалт идэвхжсэнийг илтгэнэ.
- Эцэст нь хүснэгтээ буцааж, "Хадгалах" дүрс дээр дарна уу. Хэн нэгэн таны нууц үгээр хамгаалагдсан Excel файлыг нээхийг оролдоход нууц үг асуух цонх гарч ирнэ.
Хэрэв та нууц үгээ устгахыг хүсвэл энэ цэс рүү буцаж очоод "Баримт бичгийг шифрлэх" талбарт нууц үгээ арилгана уу. Үүний дараа баталгаажуулахын тулд "OK"-г сонгоно уу.
Excel-д хэрхэн сайн нууц үг тохируулах вэ
Нууц үгийн хамгаалалтыг тохируулахад хялбар байж болох ч зөв хийгдээгүй тохиолдолд асуудал үүсгэж болно. Хэрэв та нууц үг тайлахад хэцүү нууц үг үүсгэхгүй бол хэн ч таны Excel-ийн ажлын дэвтрийг их хүчин чармайлтгүйгээр нээж болно. Миний юу хэлэх гээд байгааг ойлгохын тулд дараах зургийг харна уу.
Нууц үгээ хангалттай найдвартай байлгахын тулд үсэг, тоо, тэмдэглэгээг хослуулан хэрэглэх хэрэгтэй. Та нууц үгээ хангалттай урт болгохыг хүсч магадгүй юм. Эдгээр зөвлөмжийг дагаж мөрдөх нь бусдад хэцүү нууц үг үүсгэхэд тусална хагарал .
- Хамгийн багадаа 8 тэмдэгтээс бүрдэх нууц үг ашиглах нь дээр. Нууц үг хэтэрхий богино байвал (жишээ нь зөвхөн 4 тэмдэгттэй) дараа нь хагалах програм, тухайлбал Excel-д зориулсан Passper маш богино хугацаанд харгис хүчээр хэрэглэж болно.
- Толь бичигт байгаа үгсийг бүү ашигла. Үүний оронд дээд (AZ) болон доод (az) үсэг, тоо (0-9) болон ! “# $ % & ( ) * + , – / : ; < – .
- Танай компанийн нэр, нохойны нэр, төрсөн он сар өдөр гэх мэт таныг таньдаг хэн нэгэнд амархан олддог зүйлийг ашиглахаас зайлсхий.
- Өөр өөр Excel файлуудад өөр нууц үг ашиглахаа бүү мартаарай, ингэснээр нэг файл эвдэрсэн тохиолдолд таны бусад мэдээлэл аюулгүй хэвээр үлдэнэ. Мөн бусад газар ашигладаг нууц үгээсээ өөр байх хэрэгтэй.
Excel програмын нууц үгээ аюулгүй байлгахад туслах хэдэн зөвлөгөө
Excel-ийг нууц үгээр хамгаалах нь маш сайн зүйл боловч таны мэдээллийг найдвартай, бусдын нүднээс хол байлгахад туслах хэд хэдэн нэмэлт зөвлөмж байдаг.
- Нууц үгээ цаасан дээр бичиж, илт харагдах газар бүү тавь.
- Нууц үгийг хэзээ ч хамгаалалтгүй компьютер эсвэл хамгаалалтгүй баримт бичигт хадгалж болохгүй.
- Хэрэв та нууц үгээ бусдад илгээх шаардлагатай бол дамжуулахдаа өөр өөр платформ ашиглана уу. Excel файл болон нууц үгээ тусад нь илгээж, имэйл эсвэл мессеж дамжуулах гэх мэт хоёр сувгийн хооронд саад болох үед амархан унших боломжгүй болно.
- Бүх нууц үгээ хянахын тулд нууц үгийн менежер ашиглана уу. Хүснэгт тань хэр чухал байгаагаас хамааран нууц үг үүсгэх, удирдах мэргэжлийн хэрэгсэл (KeePass гэх мэт) ашиглахыг хүсч болно.
Эдгээр зөвлөмжийг дагаж мөрдөх нь Excel-ийн өгөгдлийг зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс хамгаалахад тусална. Ажлын дэвтэрээ нууц үгээр хамгаалах нь эхний алхам боловч таны мэдээллийг нууцлахын тулд бусад аюулгүй байдлын арга хэмжээг ашиглахаа санах нь чухал юм. Урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээг зөв хэрэгжүүлснээр та өөрийн өгөгдөл аюулгүй, найдвартай гэдэгт итгэлтэй байх болно.
