સ્પ્રેડશીટ જાળવવી એ તમારા કાર્યનો એક મહત્વપૂર્ણ ભાગ છે. જો તમે સંવેદનશીલ ડેટા પર કામ કરી રહ્યા છો, તો તમે એક્સેલને પાસવર્ડ સુરક્ષિત કરવા માગી શકો છો જેથી કરીને તમારી પરવાનગી વિના કોઈ તેને ખોલી ન શકે. આ પોસ્ટ તમને આ કેવી રીતે કરવું તે માટે પગલું-દર-પગલાં સૂચનો આપશે. હું કેટલીક ટિપ્સ પણ શેર કરીશ જે તમારી માહિતીને સુરક્ષિત રાખવામાં અને અસ્પષ્ટ આંખોથી દૂર રાખવામાં મદદ કરશે.
તમારી એક્સેલ ફાઇલમાં પાસવર્ડ કેવી રીતે ઉમેરવો
એક્સેલને સુરક્ષિત રાખવા માટે પાસવર્ડ સરળ છે અને તે એક ઉત્તમ સુરક્ષા સાધન છે. કારણ કે પાસવર્ડ સુરક્ષા ડિફોલ્ટ રૂપે સક્ષમ નથી, કેટલાક લોકો એવા હોઈ શકે છે કે જેમને પાસવર્ડ સુરક્ષા અસ્તિત્વમાં છે તે પણ ખ્યાલ નથી. આ વિભાગમાં, અમે તમને પાસવર્ડનો ઉપયોગ કરીને Excel વર્કબુકને એન્ક્રિપ્ટ કરવાના પગલાં બતાવીશું. જો તમારી પાસે સેલ્સ નંબર, બજેટ અથવા અન્ય સંવેદનશીલ માહિતી હોય કે જે અસ્પષ્ટ આંખોથી છુપાઈને લાભ મેળવી શકે છે-તે માઉસના થોડા ક્લિક્સથી શક્ય છે.
તમારી એક્સેલ ફાઇલને પાસવર્ડ સુરક્ષિત રાખવા માટે:
- એક્સેલ વર્કબુક ખોલો જેને તમે પાસવર્ડ-સુરક્ષિત કરવા માંગો છો.
- તમારી સ્ક્રીનના ઉપરના ડાબા ખૂણામાં "ફાઇલ" ટેબ પર ક્લિક કરો.
- "માહિતી" વિકલ્પ પર ક્લિક કરો.
- "પ્રોટેક્ટ વર્કબુક" બટન પર ક્લિક કરો.
- જ્યારે "પ્રોટેક્ટ વર્કબુક" મેનૂ ખુલે છે, ત્યારે તમારી સ્ક્રીનની મધ્યમાં આવતા વિકલ્પોની સૂચિમાં "પાસવર્ડ સાથે એન્ક્રિપ્ટ કરો" પર ક્લિક કરો.
- પાસવર્ડ સાચો છે તેની ખાતરી કરવા માટે તમને બે વાર પાસવર્ડ દાખલ કરવા માટે સંકેત આપવામાં આવશે. અને પછી "ઓકે" પર ક્લિક કરો. પાસવર્ડ કેસ-સેન્સિટિવ છે, તેથી તમારો પાસવર્ડ ટાઇપ કરતી વખતે કેપિટલ અને લોઅરકેસ અક્ષરોનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરવાની ખાતરી કરો.
- પીળો હાઇલાઇટ અને શબ્દ "આ વર્કબુક ખોલવા માટે પાસવર્ડ જરૂરી છે" સૂચવે છે કે પાસવર્ડ સુરક્ષા સક્ષમ કરવામાં આવી છે.
- છેલ્લે, તમારી સ્પ્રેડશીટ પરત કરો અને "સાચવો" આયકન પર ક્લિક કરો. જ્યારે કોઈ તમારી પાસવર્ડ-સંરક્ષિત એક્સેલ ફાઇલ ખોલવાનો પ્રયાસ કરશે, ત્યારે તેમને પાસવર્ડ માટે પૂછતી પોપ-અપ વિન્ડો મળશે.
જો તમે પાસવર્ડ દૂર કરવા માંગો છો, તો ફક્ત આ મેનૂ પર પાછા ફરો અને "એન્ક્રિપ્ટ ડોક્યુમેન્ટ" ફીલ્ડમાં પાસવર્ડ સાફ કરો. તે પછી, પુષ્ટિ કરવા માટે "ઓકે" પસંદ કરો.
એક્સેલ માટે સારો પાસવર્ડ કેવી રીતે સેટ કરવો
પાસવર્ડ સુરક્ષા સુયોજિત કરવા માટે સરળ હોઈ શકે છે, પરંતુ જો તે યોગ્ય રીતે કરવામાં ન આવે તો તે સમસ્યાઓ તરફ દોરી શકે છે. જો તમે પાસવર્ડ ડિક્રિપ્શન માટે પૂરતો મુશ્કેલ હોય એવો પાસવર્ડ બનાવતા નથી, તો કોઈપણ તમારી એક્સેલ વર્કબુકને વધારે પ્રયત્નો કર્યા વિના ખોલી શકે છે. મારો અર્થ શું છે તે જોવા માટે નીચેની છબી જુઓ:
તમારો પાસવર્ડ પૂરતો સુરક્ષિત છે તેની ખાતરી કરવા માટે, તમારે અક્ષરો, સંખ્યાઓ અને પ્રતીકોના મિશ્રણનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારવું જોઈએ. તમે તમારો પાસવર્ડ પૂરતો લાંબો બનાવવા પણ ઈચ્છી શકો છો. આ ટીપ્સને અનુસરવાથી પાસવર્ડ બનાવવામાં મદદ મળશે જે અન્ય લોકો માટે મુશ્કેલ છે ક્રેક .
- ઓછામાં ઓછા 8 અક્ષર લાંબો પાસવર્ડ વાપરવા માટે શ્રેષ્ઠ છે. જ્યારે પાસવર્ડ્સ ખૂબ ટૂંકા હોય છે (ઉદાહરણ તરીકે ફક્ત 4 અક્ષરોમાં), તો પછી ક્રેકીંગ પ્રોગ્રામ જેમ કે એક્સેલ માટે પાસપર ખૂબ જ ટૂંકા સમયમાં જડ બળ કરી શકે છે.
- શબ્દકોશમાં મળી શકે તેવા શબ્દોનો ઉપયોગ કરશો નહીં. તેના બદલે, ઉપલા (AZ) અને નીચલા (az) કેસ અક્ષરો, સંખ્યાઓ (0-9), અને વિશિષ્ટ અક્ષરોના સંપૂર્ણપણે રેન્ડમ સંયોજનનો ઉપયોગ કરો! “# $ % & ( ) * + , – / : ; <-.
- એવી કોઈ વસ્તુનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો કે જે તમને ઓળખતી વ્યક્તિ દ્વારા સરળતાથી મળી શકે, જેમ કે તમારી કંપનીનું નામ, તમારા કૂતરાનું નામ અથવા જન્મ તારીખ.
- અલગ-અલગ એક્સેલ ફાઇલો માટે અલગ-અલગ પાસવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરવાનું યાદ રાખો, જેથી જો એક ફાઇલ સાથે ચેડા કરવામાં આવે તો તમારી બાકીની માહિતી સુરક્ષિત રહે. ઉપરાંત, તમે અન્ય સ્થળોએ જે પાસવર્ડનો ઉપયોગ કરો છો તેનાથી અલગ રહો.
તમારા એક્સેલ પાસવર્ડને સુરક્ષિત રાખવામાં મદદ કરવા માટે કેટલીક ટિપ્સ
એક્સેલને પાસવર્ડ્સ વડે સુરક્ષિત રાખવું ખૂબ જ સરસ છે પરંતુ કેટલીક વધારાની ટીપ્સ છે જે તમારી માહિતીને સુરક્ષિત રાખવામાં મદદ કરશે.
- કાગળના ટુકડા પર પાસવર્ડ્સ લખો નહીં અને તેને દેખીતી રીતે દેખાતી જગ્યાએ મૂકો.
- પાસવર્ડ્સ ક્યારેય અસુરક્ષિત કમ્પ્યુટર પર અથવા અસુરક્ષિત દસ્તાવેજોમાં સંગ્રહિત ન હોવા જોઈએ.
- જો તમારે અન્ય લોકોને પાસવર્ડ મોકલવાની જરૂર હોય, તો ટ્રાન્સમિશન માટે અલગ-અલગ પ્લેટફોર્મનો ઉપયોગ કરો. એક્સેલ ફાઈલ અને પાસવર્ડને અલગથી મોકલો જેથી ઈમેલ અથવા ટેક્સ્ટ મેસેજ ટ્રાન્સમિશન જેવી બે ચેનલો વચ્ચે ઈન્ટરસેપ્ટ કરવામાં આવે ત્યારે તેઓ સરળતાથી વાંચી ન શકે.
- તમારા બધા પાસવર્ડનો ટ્રૅક રાખવા માટે પાસવર્ડ મેનેજરનો ઉપયોગ કરો. તમારી સ્પ્રેડશીટ કેટલી મહત્વપૂર્ણ છે તેના આધારે, તમે પાસવર્ડ બનાવવા અને મેનેજ કરવા માટે વ્યાવસાયિક સાધન (જેમ કે KeePass) નો ઉપયોગ કરવાનું વિચારી શકો છો.
આ ટીપ્સને અનુસરવાથી તમને તમારા એક્સેલ ડેટાને અનધિકૃત ઍક્સેસથી સુરક્ષિત રાખવામાં મદદ મળશે. તમારી વર્કબુકને પાસવર્ડ-સુરક્ષિત કરવું એ એક સારું પ્રથમ પગલું છે, પરંતુ તમારી માહિતીને ખાનગી રાખવા માટે અન્ય સુરક્ષા પગલાંનો ઉપયોગ કરવાનું પણ યાદ રાખવું અગત્યનું છે. યોગ્ય સાવચેતીઓ સાથે, તમે વિશ્વાસ અનુભવી શકો છો કે તમારો ડેટા સુરક્ષિત અને સુરક્ષિત છે.
