چگونه از یک سند Word در برابر باز کردن و ویرایش با رمز عبور محافظت کنیم

چندین راه برای محافظت از یک سند Word

برای محافظت از یک سند Word، باید به " فایل ”>” اطلاعات "، و روی " کلیک کنید محافظت از سند ". پنج گزینه در لیست کشویی وجود دارد، فقط «رمزگذاری با رمز عبور» و «محدود کردن ویرایش» ممکن است شامل محافظت از رمز عبور باشد. به اختصار آنها را معرفی کنید:

• همیشه باز فقط خواندنی: هر بار که کاربر آن را باز می کند، از سند Word پرسیده می شود که آیا در حالت «فقط خواندنی» باز شود یا خیر. اگر روی "خیر" کلیک کنید، دقیقاً مانند یک سند عادی Word باز می شود.
• رمزگذاری با رمز عبور : از رمز عبور برای محافظت از سند Word استفاده کنید. کاربران برای باز کردن آن باید رمز عبور صحیح را وارد کنند.
• محدود کردن ویرایش: محدودیت های قالب بندی و محدودیت های ویرایش را تنظیم کنید. انتخاب رمز عبور برای افرادی که می توانند رمز عبور صحیح را وارد کنند تا محدودیت ها متوقف شود اختیاری است.
• اضافه کردن یک امضای دیجیتال: یک امضای نامرئی صادر شده توسط یک مرجع گواهی اضافه کنید.
• علامت گذاری به عنوان نهایی: با تنظیم، نکات "علامت گذاری به عنوان نهایی" در نوار وضعیت نمایش داده می شود. اگر کاربر روی "Edit Anyway" در نوار وضعیت کلیک کند، سند Word را می توان به طور معمول ویرایش کرد.

چگونه یک سند Word را با رمز عبور رمزگذاری کنیم؟

استفاده از رمز عبور ارائه شده توسط کاربر برای قفل کردن یک سند Word یک راه مستقیم برای تعیین اینکه چه کسی می تواند بخواند و چه کسی نمی تواند. کسانی که رمز عبور را می دانند می توانند به راحتی آن را باز کنند و کسانی که نمی دانند ممکن است در شکستن رمز عبور مشکل خاصی داشته باشند.

اما باید از نسخه های Word آگاه باشید. الگوریتم های رمزگذاری پیش فرض نسخه های مختلف Word متفاوت است. برخی از آنها مانند Word 97، 2000، 2002 و 2003، فقط در نام ضعیفی وجود دارند. با کمک برخی ابزارهای بازیابی رمز عبور Word، یک فرد عادی می تواند تمام اسناد Word 97-2003 محافظت شده با رمز عبور را در چند ثانیه بشکند. در ده سال گذشته، الگوریتم‌ها بهبود یافته‌اند، رمزهای عبور طولانی و پیچیده تقریباً غیرممکن است که با نیروی بی‌رحمانه در رایانه خانگی شکسته شوند.

در اینجا قصد دارم نحوه محافظت با رمز عبور یک سند Microsoft Word 2019 را نشان دهم.

مرحله 1. روی "Encrypt with Password" کلیک کنید

به برگه «فایل» بروید سپس به «اطلاعات» بروید. از لیست کشویی «محافظت از سند» روی «Encrypt with Password» کلیک کنید.

مرحله 2. یک رمز عبور تنظیم کنید

پسوردهای Word اکنون می توانند بسیار طولانی باشند (تا 255 کاراکتر). گذرواژه‌ها به حروف بزرگ و کوچک حساس هستند، بنابراین «a» و «A» متفاوت هستند. برخی از کاراکترها مانند حروف بزرگ i (I)، حروف کوچک L (l)، و عدد '1' ممکن است بسیار شبیه به هم باشند، بنابراین باید مراقب رمز عبوری که ایجاد کرده اید را یادداشت کنید. اگر رمز عبور خود را فراموش کنید، مایکروسافت آن را برای شما بازیابی نخواهد کرد.

مرحله 3. فایل را با فشار دادن Ctrl + S ذخیره کنید

پس از ذخیره سند Word، رمز عبور شروع به اعمال می کند.

چگونه یک سند Word را برای ویرایش با رمز عبور محافظت کنیم؟

ویژگی "محدود کردن ویرایش" برای افرادی که نیاز به همکاری سند دارند مناسب است تا به دیگران اجازه دهند فقط سند شما را بخوانند یا تحت شرایط و محدوده مجاز ویرایش کنند. این مراحل برای محافظت از یک سند Word از ویرایش با رمز عبور است.

مرحله 1. روی "محدود کردن ویرایش" کلیک کنید

به برگه «فایل» > «اطلاعات» > «محافظت از سند» بروید و گزینه «محدود کردن ویرایش» را انتخاب کنید. نوار کناری سمت چپ مطابق شکل ظاهر می شود. دو نوع محدودیت اصلی وجود دارد: محدودیت های قالب بندی و محدودیت های ویرایش. می توانید هر دو یا یکی از آنها را تنظیم کنید.

مرحله 2. محدودیت ها را تنظیم کنید

• محدودیت های قالب بندی

محدودیت‌های قالب‌بندی برای محدود کردن افراد دیگر از تغییر سبک‌هایی است که انتخاب کرده‌اید. به "تنظیمات" بروید، می توانید گزینه های زیربخش بیشتری را پیدا کنید.

پس از اعمال «محدودیت‌های قالب‌بندی» اینگونه به نظر می‌رسد.

جزئیات بیشتر در مورد تنظیمات: محدود کردن تغییرات قالب بندی .

• محدودیت های ویرایش

چهار نوع محدودیت ویرایش وجود دارد که می‌توانید تنظیم کنید: «بدون تغییرات (فقط خواندنی)»، «تغییرات پیگیری شده»، «نظرات» و «پر کردن فرم‌ها». "نظرات" و "بدون تغییر" به شما امکان می دهد کاربران استثنایی را انتخاب کنید.

جزئیات بیشتر را از: اجازه تغییرات در بخش هایی از یک سند محافظت شده را بدهید .

مرحله 3. یک رمز عبور (اختیاری) تنظیم کنید

روی "Yes, Start Enforcing Protection" کلیک کنید و این پنجره ظاهر می شود. تنظیم رمز عبور اختیاری است. اگر نیازی ندارید که دیگران بتوانند محدودیت‌ها را به تنهایی حذف کنند، می‌توانید این را کنار بگذارید و سپس سند Word را که محدودیت‌های ویرایشی تعیین کرده‌اید ذخیره کنید.

آیا می توانم با رمز عبور از یک سند Word در برابر کپی شدن محافظت کنم؟

راستش نه. Microsoft Word برای ویرایش ایجاد شده است. حتی اگر سند را فقط به خواندن محدود کنید، دیگران همچنان می توانند به راحتی محتوای کامل را برای تغییر در سند Word دیگری کپی کنند.

قانون اینجاست. اگر می توانند آن را بخوانند، می توانند آن را کپی کنند. تنها کاری که می توانید انجام دهید این است که کپی شدن را سخت تر کنید. برای انجام این هدف، به نظر من بهتر است به جای Word یک PDF فقط خواندنی ایجاد کنید.

اگر رمز ورود را فراموش کنم چه می شود؟

اگر نسخه Word شما مربوط به سال‌های اخیر باشد، بازیابی رمزهای عبور طولانی و پیچیده با زور تقریباً غیرممکن است.

برای یک رمز عبور کمی ساده‌تر، می‌توانید با استفاده از آن بازیابی کنید Passper for Word . این نرم افزار دو عملکرد اصلی "بازیابی رمز عبور" و "حذف محدودیت ها" را ارائه می دهد.

اینجا دکمه دانلود است:
دانلود کنید

چهار روش بازیابی برای باز کردن رمزهای عبور Word وجود دارد. اگر در مورد برخی از جزئیات رمز عبور بسیار مطمئن هستید، "حمله ترکیبی" را امتحان کنید. اگر چیزی را به خاطر دارید اما نه خیلی خوب، «حمله ماسک» را امتحان کنید. چیزی در مورد رمز عبور نمی دانید؟ می‌توانید «Dictionary Attack» را امتحان کنید، و اگر شکست خورد، از «Brute Force Attack» استفاده کنید.

ایجاد رمز عبور Word ساده است، اما مهمترین چیز این است که رمز عبوری ایجاد کنید که به اندازه کافی قوی باشد و بتوانید آن را به خاطر بسپارید، یا به یاد داشته باشید که چگونه آن را از یک مکان ذخیره سازی امن پیدا کنید.